¿Qué obligaciones tributarias tiene una empresa nueva en Colombia desde el primer día?
Las obligaciones tributarias de una empresa nueva en Colombia en 2026 son:
- RUT: inscribirse en el Registro Único Tributario ante la DIAN antes de iniciar operaciones. Trámite gratuito en dian.gov.co.
- Facturación electrónica: habilitarse como facturador electrónico ante la DIAN desde la primera venta. Obligatorio para todas las personas jurídicas.
- IVA: si la empresa vende bienes o servicios gravados, debe declarar y pagar IVA cada 2 o 4 meses según sus ingresos.
- Retención en la fuente: desde el primer pago a proveedores, contratistas o empleados que genere retención, la empresa actúa como agente retenedor y debe declarar mensualmente.
- Declaración de renta: presentar anualmente el Formulario 110 con el impuesto del 35% sobre las utilidades netas.
- Nómina electrónica: si tiene empleados, reportar los pagos laborales a la DIAN mediante nómina electrónica.
- ICA: declarar y pagar el impuesto de industria y comercio ante la alcaldía del municipio donde opera.
Fuente: Estatuto Tributario colombiano; Cámara de Comercio de Bogotá; DIAN — dian.gov.co
Obligaciones tributarias de una empresa nueva: por dónde empezar
Constituir una empresa en Colombia es solo el primer paso. Una vez que la sociedad existe legalmente, comienzan las obligaciones tributarias de una empresa nueva que todo emprendedor debe conocer — y cumplir desde el primer día de operaciones.
El desconocimiento de estas obligaciones es una de las principales causas de sanciones para las empresas pequeñas y medianas en Colombia. La DIAN no distingue entre una empresa nueva y una con 20 años de operación: las obligaciones y las sanciones por incumplirlas son las mismas.
Esta guía explica paso a paso todas las obligaciones tributarias de una empresa nueva en Colombia en 2026, en el orden en que deben cumplirse.
Obligación 1 — Inscripción en el RUT: el primer trámite
Antes de iniciar cualquier operación comercial, la empresa debe inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) ante la DIAN. Sin RUT no puede facturar, abrir cuentas bancarias empresariales ni contratar con el Estado.
El RUT de la empresa (persona jurídica) es diferente al RUT personal del representante legal. Son dos registros separados.
Cómo inscribir el RUT de la empresa:
- Primero constituye la empresa ante la Cámara de Comercio (en el caso de una SAS, esto se puede hacer en simultáneo con el RUT a través del RUES)
- Con el certificado de existencia y representación legal, ingresa a dian.gov.co
- Selecciona “Inscripción RUT — Persona Jurídica”
- Completa el formulario con la información de la sociedad
- Adjunta los documentos requeridos
- El RUT queda activo con el NIT asignado
Para más detalles sobre el RUT de empresas: RUT para empresas en Colombia 2026. Para constituir una SAS: Cómo constituir una SAS en Colombia 2026.
Costo: gratuito.
Plazo: antes de iniciar operaciones.
Obligación 2 — Habilitación de facturación electrónica
Todas las personas jurídicas están obligadas a emitir factura electrónica de venta desde la primera operación comercial. No hay período de gracia para empresas nuevas.
Qué debes hacer:
- Elige un proveedor tecnológico (PT) autorizado por la DIAN o usa el sistema gratuito de Muisca
- Regístrate como facturador electrónico en muisca.dian.gov.co
- Actualiza el RUT con el código de responsabilidad 42 (facturador electrónico)
- Supera el proceso de habilitación enviando facturas de prueba a la DIAN
- Una vez aprobadas, emite tus primeras facturas reales
Importante: emitir facturas en papel o documentos sin validación DIAN siendo persona jurídica es una infracción que puede generar clausura del establecimiento.
Para la guía completa de quiénes están obligados: Obligados a facturación electrónica Colombia 2026.
Para opciones gratuitas: Factura electrónica gratis DIAN 2026.
Costo: desde gratuito (sistema DIAN) hasta planes de pago con proveedores privados.
Plazo: desde la primera venta.
Obligación 3 — IVA: declarar y pagar bimestralmente
Si tu empresa vende bienes o presta servicios gravados con IVA, está obligada a declarar y pagar el Impuesto al Valor Agregado periódicamente.
¿Cuándo una empresa nueva es responsable del IVA?
Desde su constitución, si va a realizar actividades gravadas con IVA. La condición de responsable del IVA se registra en el RUT desde el inicio.
Excepciones: si los ingresos proyectados anuales son inferiores a 3.500 UVT ($183.309.000) y se cumplen todas las condiciones del artículo 437 del ET, la empresa puede ser no responsable del IVA en sus primeros años. Sin embargo, esto aplica principalmente para personas naturales — la mayoría de personas jurídicas son responsables del IVA desde su constitución.
Periodicidad de la declaración de IVA para empresas nuevas:
Las empresas nuevas generalmente declaran IVA de forma bimestral (cada dos meses) con los vencimientos del décimo día hábil del mes siguiente al bimestre.
Para entender el sistema completo del IVA: IVA Colombia 2026.
Costo: el IVA es del 19% (tarifa general) sobre el valor de las ventas, descontando el IVA pagado a proveedores (IVA descontable). El costo real para la empresa es la diferencia.
Plazo: décimo día hábil del mes siguiente a cada bimestre.
Obligación 4 — Retención en la fuente: mensual desde el primer pago
Desde el primer momento en que la empresa realiza pagos sujetos a retención (honorarios a contratistas, servicios, compras, arrendamientos, salarios sobre el umbral), actúa como agente retenedor y debe declarar mensualmente el Formulario 350.
¿Qué pagos generan retención?
Prácticamente todos los pagos comerciales a terceros que superen las cuantías mínimas: honorarios a consultores, servicios de cualquier tipo, compras de bienes, arrendamientos, salarios sobre 95 UVT mensuales.
Para la tabla completa de tarifas: Tabla de retención en la fuente Colombia 2026.
Importante: la declaración de retención debe presentarse aunque en el mes no se hayan practicado retenciones. No presentarla genera sanción formal.
Plazo: entre el 8 y el 22 de cada mes por las retenciones del mes anterior, según el último dígito del NIT.
Obligación 5 — Nómina electrónica: si tienes empleados
Si la empresa contrata empleados bajo relación laboral, debe reportar los pagos laborales a la DIAN a través del sistema de nómina electrónica mensualmente.
La nómina electrónica es un documento XML que la empresa transmite a la DIAN con el detalle de cada empleado: salario, deducciones, prestaciones y aportes. No reemplaza la nómina interna, sino que la complementa reportando la información a la DIAN.
¿Desde cuándo aplica? Desde que la empresa tiene el primer empleado. Para los detalles: Nómina electrónica Colombia 2026.
Obligación 6 — Declaración de renta: anual desde el primer año
Al finalizar el primer año de operaciones, la empresa debe presentar la declaración de renta del Formulario 110, incluso si tuvo pérdidas o no generó utilidades.
Tarifa: 35% sobre la renta líquida gravable (utilidad fiscal después de deducciones).
Primera declaración: la empresa que se constituyó en 2025 declara renta de ese año entre mayo y julio de 2026.
Para el detalle completo del proceso: Declaración de renta personas jurídicas Colombia 2026.
Obligación 7 — ICA: impuesto municipal desde el primer ingreso
El Impuesto de Industria y Comercio (ICA) es un impuesto municipal (no de la DIAN) que recauda la alcaldía de cada municipio donde la empresa opera. Se calcula sobre los ingresos brutos.
Importante: el ICA no se declara ante la DIAN sino ante la secretaría de hacienda del municipio correspondiente. Cada municipio tiene sus propias tarifas, formularios y fechas.
En Bogotá, el ICA se declara bimestralmente para la mayoría de empresas con tarifas que van de 2 a 13,8 por mil según la actividad.
Para más detalles: ICA Colombia 2026.
¿Existe alguna exención tributaria para empresas nuevas?
Sí. Colombia tiene algunos incentivos para empresas nuevas:
Zonas más afectadas por el conflicto (ZOMAC): empresas constituidas en municipios ZOMAC pueden tener tarifas de renta reducidas (0% los primeros 5 años, 50% de la tarifa general los siguientes 5 años).
Economía naranja: empresas de industrias creativas, culturales y de entretenimiento pueden acceder a exención de renta por hasta 7 años si cumplen los requisitos del artículo 235-2 del ET.
Mega-inversiones: proyectos de inversión superiores a 30.000 UVT anuales durante 5 años pueden acceder a tarifas preferenciales del 27%.
Estos beneficios son específicos y requieren cumplir condiciones estrictas — consulta con un contador antes de asumir que aplican para tu empresa.
El Régimen Simple como alternativa para empresas nuevas pequeñas
Si tu empresa nueva tiene ingresos proyectados menores a 100.000 UVT anuales ($5.237.400.000) y cumple las condiciones, puede inscribirse en el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE) en lugar del régimen ordinario.
Ventajas del SIMPLE para empresas nuevas:
- Un solo pago bimestral que incluye renta, IVA (para ciertos servicios) e ICA
- Tarifas más bajas que el régimen ordinario (entre 1,8% y 14,5% sobre ingresos brutos)
- Simplificación administrativa significativa
- No están sujetos a retención en la fuente por sus ingresos del SIMPLE
Desventaja: si la empresa tiene muchos costos y gastos, el régimen ordinario puede ser más eficiente porque permite deducirlos. En el SIMPLE se paga sobre ingresos brutos sin descontar costos.
Para evaluar si el SIMPLE conviene a tu empresa: Régimen Simple de Tributación Colombia 2026.
Calendario de obligaciones tributarias mensual para una empresa nueva
| Obligación | Periodicidad | Cuándo |
|---|---|---|
| Facturación electrónica | Continua | Cada venta |
| Retención en la fuente (F350) | Mensual | Días 8–22 del mes siguiente |
| Nómina electrónica | Mensual | Mes siguiente al pago |
| IVA (F300) | Bimestral | Décimo día hábil mes siguiente |
| ICA (Bogotá) | Bimestral | Fechas de la Secretaría de Hacienda |
| Declaración de renta (F110) | Anual | Mayo–julio del año siguiente |
| Información exógena | Anual | Marzo–mayo del año siguiente |
Para las fechas exactas de cada obligación: Calendario tributario DIAN 2026 y Vencimientos DIAN 2026.
Preguntas frecuentes sobre obligaciones tributarias de empresa nueva
¿Cuánto cuesta cumplir con todas estas obligaciones?
El costo varía según el volumen de operaciones. Los impuestos en sí (IVA, retención, renta) dependen de las ventas y utilidades. Los costos operativos incluyen: software de facturación electrónica (desde $0 hasta $200.000/mes), contador (desde $300.000/mes para empresas pequeñas) y posibles sanciones si se incumplen fechas.
¿Puedo manejar sola las obligaciones tributarias sin contador?
Para empresas muy pequeñas con pocas transacciones, es posible con el sistema gratuito de la DIAN. Sin embargo, errores en retenciones, IVA o renta pueden generar sanciones que cuestan más que el contador. La inversión en un contador desde el inicio es casi siempre rentable.
¿Qué pasa si no declaro en el primer mes porque no tuve ingresos?
La retención en la fuente debe declararse igualmente (en ceros si no hubo retenciones). El IVA también, si eres responsable. No presentar declaraciones genera sanciones formales, independientemente de si hubo o no actividad económica.
¿Desde qué momento soy agente retenedor?
Desde que la empresa realiza su primer pago sujeto a retención. No hay que esperar a alcanzar cierto nivel de ingresos — la obligación nace con el primer pago.
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- Declaración de renta personas jurídicas Colombia 2026 — La declaración anual de tu empresa explicada paso a paso.
- Tabla de retención en la fuente Colombia 2026 — Las tarifas que debes aplicar como agente retenedor.
- Régimen Simple de Tributación Colombia 2026 — La alternativa simplificada para empresas pequeñas y medianas.
Recursos oficiales
- Inscripción RUT persona jurídica: dian.gov.co → RUT → Inscripción jurídica
- Habilitación facturación electrónica: muisca.dian.gov.co → Facturación
- Régimen Simple: dian.gov.co → SIMPLE
- ICA Bogotá: oficinavirtual.shd.gov.co
- Línea de atención DIAN: (57 601) 307 8064, lunes a viernes 8:00 a.m. a 7:00 p.m.
Recuerda: dian.com.co es un sitio informativo independiente. Los trámites se realizan exclusivamente en dian.gov.co.