La facturación electrónica en Colombia es un sistema obligatorio regulado por la DIAN mediante la Resolución 000165 de 2023 (modificada por la Resolución 000202 de 2025). Reemplaza la factura en papel con un documento digital que debe ser validado por la DIAN antes de entregarse al cliente.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en 2026?
- Todas las personas naturales y jurídicas responsables del IVA
- Responsables del Impuesto Nacional al Consumo (INC)
- Comerciantes obligados a declarar renta
- Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (SIMPLE)
- Quienes desarrollen actividades bajo franquicia, concesión o regalía
¿Quiénes NO están obligados?
- No responsables del IVA cuyos ingresos no superan 3.500 UVT ($183.309.000 en 2026)
- Personas naturales que solo venden bienes excluidos del IVA
- Algunas entidades sin ánimo de lucro como juntas de acción comunal
- Servicios digitales del exterior (Netflix, Spotify, etc.) sin domicilio en Colombia
Para habilitarse como facturador electrónico:
- Actualiza tu RUT con la responsabilidad 52 (facturación electrónica)
- Elige tu opción: Servicio Gratuito DIAN, proveedor tecnológico autorizado o desarrollo propio
- Obtén el certificado de firma digital (puede ser gratuito a través del servicio DIAN)
- Realiza las pruebas en el ambiente de habilitación: 2 facturas, 1 nota débito, 1 nota crédito
- Una vez aprobado, queda habilitado para facturar en producción
Fuente: DIAN — Resolución 000165 de 2023, Resolución 000202 de 2025; Decreto 358 de 2020.
¿Qué es la factura electrónica en Colombia?
La factura electrónica de venta es un documento digital que tiene la misma validez jurídica y fiscal que la antigua factura en papel. La diferencia fundamental es que antes de ser entregada al cliente, debe ser enviada a la DIAN y validada en tiempo real — un proceso que ocurre en segundos a través de un software autorizado.
Garantiza la trazabilidad, autenticidad e integridad de la información, y está regulada principalmente por la Resolución 000165 de 2023, que actualiza y unifica las disposiciones relacionadas con el Sistema de Facturación Electrónica.
El sistema no solo aplica a la factura de venta. La DIAN ha ampliado progresivamente el ecosistema de documentos electrónicos obligatorios, que hoy incluye:
- Factura electrónica de venta: el documento principal para registrar ventas de bienes y servicios
- Notas débito y crédito: para ajustes, correcciones o anulaciones de facturas
- Documento soporte en adquisiciones: para respaldar compras a personas no obligadas a facturar
- Nómina electrónica: para reportar mensualmente los pagos laborales a empleados
- Documentos equivalentes electrónicos: para sectores con características especiales (tiquetes de máquina registradora POS, por ejemplo)
¿Por qué es importante la facturación electrónica para la DIAN?
La facturación electrónica es la herramienta principal que usa la DIAN para combatir la evasión de impuestos y controlar las transacciones comerciales en tiempo real. Cada factura que emites queda registrada en los sistemas de la DIAN, lo que le permite cruzar información entre vendedores y compradores, detectar inconsistencias entre lo que declara el vendedor y lo que reporta el comprador, y reducir la economía informal.
Para las empresas y emprendedores, la facturación electrónica también tiene ventajas prácticas: elimina el papel, facilita la contabilidad, reduce errores manuales y simplifica la preparación de declaraciones de impuestos.
Recuerda que cada factura electrónica que recibes con tu cédula o NIT puede usarse como soporte para deducciones en tu declaración de renta. Consulta nuestra guía de deducciones en la declaración de renta 2026 para entender cómo aprovecharlas.
Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en 2026
En 2026 la regla general es clara: la mayoría de personas y empresas que venden bienes o prestan servicios en Colombia están obligadas a facturar electrónicamente. Específicamente están obligados:
Responsables del IVA: toda persona natural o jurídica que cobre IVA en sus ventas o servicios debe facturar electrónicamente sin excepción.
Responsables del Impuesto Nacional al Consumo (INC): restaurantes, bares, servicios de telefonía y otros sectores sujetos al INC.
Comerciantes y declarantes de renta: las personas naturales y jurídicas obligadas a declarar impuesto sobre la renta y que realicen actividades comerciales.
Contribuyentes del SIMPLE: quienes optaron por el Régimen Simple de Tributación están obligados a facturar electrónicamente.
Operadores de franquicias y concesiones: quienes desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier sistema que implique explotación de intangibles.
Quiénes NO están obligados a facturar electrónicamente
Existen excepciones importantes que la DIAN mantiene para ciertos contribuyentes:
No responsables del IVA: las personas naturales que no superan los topes para ser responsables del IVA (ingresos menores a 3.500 UVT = $183.309.000 en 2026, entre otros requisitos) no están obligadas a emitir factura electrónica. Pueden usar documentos equivalentes o cuentas de cobro según el caso.
Personas naturales que venden bienes excluidos del IVA: si todos tus bienes o servicios están excluidos del IVA y no superas los topes de ingresos, puedes quedar exento.
Juntas de acción comunal: siempre que no soliciten devolución de saldos a favor en IVA.
Servicios digitales del exterior: plataformas como Netflix o Spotify que no tienen residencia fiscal en Colombia están exentas de expedir factura en el país.
Si tienes dudas sobre si estás obligado, verifica la responsabilidad 52 en tu RUT — si aparece activa, estás obligado. Consulta cómo actualizar tu RUT en nuestra guía: cómo actualizar el RUT en la DIAN en 2026.
Novedades clave de la Resolución 000202 de 2025
La Resolución 000202 de marzo de 2025 introdujo cambios importantes que aplican en 2026:
Solo 3 datos al comprador: cuando el comprador no se encuentra en la base de datos del servicio de información, el facturador solo puede solicitar tres datos: nombre completo o razón social, tipo y número de identificación. No se pueden exigir más datos ni pedir el RUT físico.
Plazo de 48 horas en zonas rurales: si una empresa factura en sitio y enfrenta dificultades técnicas o logísticas para enviar el documento en tiempo real, tendrá hasta 48 horas para transmitirlo a la DIAN. Este plazo aplica especialmente en zonas rurales o de difícil acceso.
Documento equivalente electrónico para servicios públicos: las empresas prestadoras de servicios públicos solo pueden usar el documento equivalente electrónico para ventas relacionadas con el servicio prestado.
Cómo funciona el proceso de facturación electrónica
Cuando emites una factura electrónica, el proceso técnico ocurre así:
1. Generación: creas la factura en tu software de facturación con todos los datos requeridos (tu información como vendedor, datos del comprador, descripción del bien o servicio, valores, IVA si aplica).
2. Firma digital: el software firma electrónicamente el documento usando tu certificado de firma digital, garantizando la autenticidad e integridad del documento.
3. Validación por la DIAN: el software envía la factura a los servidores de la DIAN para validación previa. Este proceso ocurre en segundos. La DIAN verifica que el documento cumpla con todos los requisitos técnicos y jurídicos.
4. Entrega al cliente: una vez validada, la DIAN devuelve el documento con el sello de validación (CUFE — Código Único de Factura Electrónica) y el software lo entrega al cliente, generalmente en PDF con código QR.
5. Conservación: tanto el emisor como el receptor deben conservar las facturas electrónicas por el tiempo que establezca la ley (mínimo 5 años).
Tres opciones para facturar electrónicamente
La DIAN ofrece tres caminos para habilitarse como facturador:
Opción 1 — Servicio de Facturación Gratuita de la DIAN
Es la opción sin costo disponible directamente en el portal de la DIAN. Es ideal para negocios pequeños con bajo volumen de facturas.
Ventajas: completamente gratuito, sin instalación, accesible desde cualquier dispositivo con internet.
Limitaciones: es manual, no automatiza procesos contables, no se integra con inventarios o sistemas de gestión. Para negocios con alto volumen de facturación puede ser poco práctico.
Opción 2 — Proveedor Tecnológico Autorizado
Son empresas autorizadas por la DIAN para prestar el servicio de facturación electrónica. Ofrecen software en la nube, integración contable, automatización y soporte técnico. Tienen costos mensuales que varían según el volumen y las funcionalidades.
Esta es la opción más recomendada para pymes y empresas con volumen moderado o alto de facturas.
Opción 3 — Desarrollo propio
Para empresas con capacidad técnica que quieren desarrollar su propio sistema de facturación. Requiere conocimientos de programación y seguir las especificaciones técnicas de la DIAN (disponibles en la “Caja de herramientas” de dian.gov.co).
Cómo habilitarse como facturador electrónico paso a paso
Paso 1 — Actualiza el RUT
Verifica que tu RUT tenga activa la Responsabilidad 52 (facturador electrónico). Si no la tienes, debes actualizar el RUT antes de continuar. Consulta cómo hacerlo en nuestra guía: cómo actualizar el RUT en la DIAN en 2026.
Paso 2 — Elige tu opción de facturación
Decide entre el Servicio Gratuito DIAN, un proveedor tecnológico autorizado o desarrollo propio según el volumen de tu negocio y tus necesidades de integración.
Paso 3 — Obtén el certificado de firma digital
El certificado de firma digital es obligatorio para firmar las facturas electrónicamente. Tienes dos opciones:
- Gratuito a través del Servicio de Facturación DIAN: disponible directamente en el portal sin costo adicional
- Con entidades certificadoras autorizadas por la ONAC: opción de pago con mayor soporte y funcionalidades
Paso 4 — Realiza las pruebas de habilitación
Ingresa al portal de la DIAN en el ambiente de habilitación (pruebas) y elabora los documentos requeridos:
- 2 facturas electrónicas de venta
- 1 nota débito
- 1 nota crédito
Paso 5 — Obtén el estado “Habilitado”
Una vez que la DIAN apruebe las pruebas, obtienes el estado de habilitado y puedes empezar a facturar en producción. En ese momento el sistema actualiza automáticamente tu RUT con la responsabilidad de facturación electrónica activa.
Requisitos mínimos de una factura electrónica válida
Para que una factura electrónica sea válida ante la DIAN debe incluir, entre otros datos:
- Denominación “Factura de venta”
- Numeración consecutiva autorizada por la DIAN
- Nombre o razón social y NIT del vendedor
- Nombre o razón social y documento del comprador (solo nombre e identificación desde la Resolución 000202 de 2025)
- Descripción del bien o servicio
- Cantidad, valor unitario y valor total
- IVA discriminado si aplica
- Fecha de generación y fecha de validación DIAN
- CUFE (Código Único de Factura Electrónica)
- Código QR para verificación
Sanciones por no facturar electrónicamente
El incumplimiento de la obligación de facturar electrónicamente tiene consecuencias serias:
Sanción por no expedir factura (artículo 652 del ET): multa equivalente al 1% del valor de las operaciones no facturadas, sin superar las 950 UVT ($49.755.300 con UVT 2026 = $52.374).
Cierre del establecimiento de comercio: la DIAN puede ordenar el cierre del establecimiento por 3 días en primera instancia y hasta 10 días en reincidencia.
Desconocimiento de costos y gastos: si eres empresa y tus proveedores no te emiten factura electrónica, esos gastos pueden ser desconocidos por la DIAN en procesos de fiscalización.
Riesgo en procesos de devolución: las solicitudes de devolución de IVA o saldo a favor que no estén soportadas en facturas electrónicas válidas pueden ser rechazadas.
Consulta las fechas clave de cumplimiento en el calendario tributario DIAN 2026.
Preguntas frecuentes sobre facturación electrónica
¿Puedo seguir usando facturas en papel en 2026?
No, si estás obligado a facturar electrónicamente. Las facturas en papel ya no tienen validez fiscal para los obligados. Las únicas excepciones son las situaciones de contingencia técnica documentadas.
¿Qué pasa si el sistema de la DIAN se cae y no puedo facturar?
Puedes usar facturas de contingencia (talonario) que se tramitan previamente en el sistema Muisca para situaciones de inconvenientes tecnológicos. Debes reportar las facturas de contingencia a la DIAN una vez se restablezca el sistema.
¿El Servicio Gratuito de la DIAN es suficiente para mi negocio?
Depende del volumen. Para negocios con pocas transacciones mensuales es adecuado. Para comercios con alto volumen diario, es más eficiente un proveedor tecnológico que automatice el proceso.
¿Tengo que cobrar IVA si emito facturas electrónicas?
No necesariamente. Emitir factura electrónica es una obligación independiente al cobro de IVA. Hay bienes y servicios excluidos del IVA que de todas formas requieren factura electrónica si el vendedor está obligado a facturar.
¿Cómo verifico si una factura electrónica que recibí es válida?
Escanea el código QR que aparece en la factura — te lleva a la página de la DIAN donde puedes verificar que el documento fue validado correctamente.
¿Puedo facturar electrónicamente desde el celular?
Sí. El Servicio Gratuito de la DIAN y la mayoría de proveedores tecnológicos tienen aplicaciones móviles o interfaces web adaptadas para dispositivos móviles.
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- Cómo pedir cita en la DIAN en 2026 — Si tienes dificultades con el proceso de habilitación, puedes pedir asistencia presencial o por VideoAtención.
Recursos oficiales
- Habilitación como facturador electrónico: dian.gov.co/factura-electronica
- Servicio de Facturación Gratuita DIAN: dian.gov.co → Facturación electrónica → Facturación gratuita
- Proveedores tecnológicos autorizados: dian.gov.co → Facturación electrónica → Proveedores autorizados
- Verificar factura electrónica: catalogo-vpfe.dian.gov.co
- Línea de atención DIAN: (57 601) 307 8064, lunes a viernes 8:00 a.m. a 7:00 p.m.
Recuerda: dian.com.co es un sitio informativo independiente. Los trámites se realizan exclusivamente en dian.gov.co.