La nómina electrónica en Colombia (Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica — DSNE) es obligatoria desde 2021 para todos los empleadores que:
- Sean contribuyentes del impuesto sobre la renta
- Realicen pagos laborales que quieran deducir en su declaración de renta
- Tengan uno o más empleados con contrato de trabajo
¿Cuándo se transmite?
Dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente al período de pago.
Calendario 2026 — fechas límite de transmisión:
- Nómina enero 2026 → máximo 10 de febrero de 2026
- Nómina febrero 2026 → máximo 10 de marzo de 2026
- Nómina marzo 2026 → máximo 10 de abril de 2026
- Nómina abril 2026 → máximo 11 de mayo de 2026 (10 es festivo)
- Nómina mayo 2026 → máximo 10 de junio de 2026
- Nómina junio 2026 → máximo 10 de julio de 2026
- Nómina julio 2026 → máximo 10 de agosto de 2026
- Nómina agosto 2026 → máximo 10 de septiembre de 2026
- Nómina septiembre 2026 → máximo 12 de octubre de 2026 (10 y 11 son festivos)
- Nómina octubre 2026 → máximo 10 de noviembre de 2026
- Nómina noviembre 2026 → máximo 10 de diciembre de 2026
- Nómina diciembre 2026 → máximo 12 de enero de 2027
Consecuencia principal de no transmitir: la DIAN puede rechazar la deducción de esos salarios en tu declaración de renta, aunque hayas pagado realmente.
Fuente: DIAN — Resolución 000013 de 2021 y sus modificaciones; Resolución 000037 de 2021; Ley 2155 de 2021; artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
¿Qué es la nómina electrónica y para qué sirve?
La nómina electrónica — formalmente llamada Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE) — es un archivo digital en formato XML que los empleadores generan, firman digitalmente y transmiten a la DIAN cada mes para reportar todos los pagos laborales realizados a sus empleados: salarios, horas extras, bonificaciones, vacaciones, prestaciones sociales, deducciones y aportes a seguridad social.
Una vez la DIAN valida el documento, este se convierte en el único soporte fiscal válido para que el empleador pueda deducir esos gastos laborales en su declaración de renta. Sin nómina electrónica validada, la DIAN puede desconocer esas deducciones, aunque el dinero haya salido realmente de las cuentas de la empresa.
La nómina electrónica forma parte del ecosistema de facturación electrónica de la DIAN y fue implementada mediante la Resolución 000013 de 2021, con modificaciones posteriores.
Si tienes dudas sobre cómo funciona la facturación electrónica en general, consulta nuestra guía: facturación electrónica en Colombia 2026.
¿Quiénes están obligados a transmitir nómina electrónica en 2026?
La obligación aplica para todas las empresas y personas naturales que cumplan estas dos condiciones simultáneamente:
1. Sean contribuyentes del impuesto sobre la renta (personas naturales o jurídicas que declaran renta).
2. Realicen pagos laborales que quieran usar como deducción tributaria — es decir, que quieran restar esos gastos de su base gravable en la declaración de renta.
Desde una sola persona contratada ya puede aplicar la obligación. No importa el tamaño de la empresa ni el sector económico.
Novedades 2026 — contratos de aprendizaje:
La Ley 2466 del 21 de junio de 2025 cambió la naturaleza jurídica de los contratos de aprendizaje, que ahora tienen carácter laboral. Esto significa que desde el 21 de junio de 2025 los pagos a aprendices también deben reportarse en la nómina electrónica, algo que antes no era obligatorio según el Concepto DIAN 0106 de 2022.
¿Qué pasa si no quiero deducir los salarios?
Técnicamente, si un empleador no necesita deducir los costos laborales (porque no declara renta o no le interesa la deducción), no está estrictamente obligado a transmitir la nómina. Sin embargo, en la práctica casi todos los empleadores contribuyentes del impuesto de renta quieren deducir esos gastos — son de los más altos que tiene una empresa.
¿Qué información contiene el DSNE?
El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica debe reportar, por cada empleado y por cada período de pago:
Valores devengados:
- Salario básico
- Horas extras diurnas y nocturnas
- Recargos dominicales y festivos
- Vacaciones disfrutadas
- Primas, bonificaciones y comisiones
- Auxilio de transporte
- Cesantías e intereses de cesantías
Valores deducidos:
- Aportes a salud del empleado
- Aportes a pensión del empleado
- Retención en la fuente practicada
- Embargos y libranzas si aplica
Información del empleado:
- Nombre completo y número de identificación
- Tipo de contrato
- Período de pago
La DIAN cruza automáticamente esta información con los pagos de seguridad social (PILA) y con las declaraciones de renta de los empleados. Inconsistencias entre lo reportado en la nómina electrónica y lo pagado en PILA pueden generar alertas de fiscalización.
Calendario de transmisión de nómina electrónica 2026
La regla general es clara: la nómina de cada mes debe transmitirse a la DIAN dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente. Si el día 10 cae en festivo o fin de semana, el plazo se corre al siguiente día hábil.
| Período de nómina | Fecha límite de transmisión |
|---|---|
| Enero 2026 | 10 de febrero de 2026 |
| Febrero 2026 | 10 de marzo de 2026 |
| Marzo 2026 | 10 de abril de 2026 |
| Abril 2026 | 11 de mayo de 2026 |
| Mayo 2026 | 10 de junio de 2026 |
| Junio 2026 | 10 de julio de 2026 |
| Julio 2026 | 10 de agosto de 2026 |
| Agosto 2026 | 10 de septiembre de 2026 |
| Septiembre 2026 | 12 de octubre de 2026 |
| Octubre 2026 | 10 de noviembre de 2026 |
| Noviembre 2026 | 10 de diciembre de 2026 |
| Diciembre 2026 | 12 de enero de 2027 |
Importante: si pagas nómina quincenal o semanal, igual debes consolidar el reporte mensualmente. El DSNE se transmite una vez al mes, independientemente de la frecuencia de pago.
¿Qué pasa si no transmites la nómina electrónica a tiempo?
Este es el punto que más confusión genera. La respuesta tiene dos partes:
¿Hay multa automática por transmitir tarde?
Según el Concepto DIAN 11042 int 1239 de 2024, actualmente no hay una sanción pecuniaria automática e inmediata por enviar la nómina fuera del plazo. Sin embargo, la Ley 2155 de 2021 establece que el incumplimiento podría sancionarse con multas del 1% de lo no informado (o 0,5% si se reporta tarde), hasta un máximo de 7.500 UVT ($393.150.000 con UVT 2026 = $52.374).
El riesgo real es la pérdida de la deducción:
Si al momento de presentar la declaración de renta la nómina electrónica de algún período no está transmitida y validada, la DIAN puede rechazar la deducción de esos gastos laborales. Esto significa pagar más impuesto de renta sobre salarios que realmente pagaste.
La solución si te atrasaste:
Transmite el DSNE aunque sea tarde — siempre es mejor enviarlo extemporáneo que no enviarlo. Si ya hay errores en documentos transmitidos, genera una nota de ajuste para corregirlos. Hazlo antes de presentar la declaración de renta para proteger la deducción.
Cómo habilitarse para transmitir nómina electrónica
Si aún no estás habilitado para transmitir nómina electrónica, el proceso es similar al de la facturación electrónica:
Paso 1 — Verifica tu RUT:
Confirma que tu RUT esté actualizado con la responsabilidad correspondiente a nómina electrónica. Si tienes dudas sobre cómo actualizar el RUT, consulta nuestra guía: cómo actualizar el RUT en la DIAN en 2026.
Paso 2 — Elige tu modo de operación:
Tienes dos opciones:
- Software de proveedor autorizado: la opción más recomendada para empresas. Sistemas como Siigo, World Office, Helisa, Alegra, entre otros, tienen integrado el módulo de nómina electrónica con transmisión automática a la DIAN.
- Desarrollo propio: para empresas con capacidad técnica que quieran integrar la transmisión en sus propios sistemas, siguiendo las especificaciones técnicas de la DIAN.
Nota importante: a diferencia de la facturación electrónica de ventas, la DIAN no ofrece un servicio gratuito propio para la nómina electrónica. Necesitas un proveedor tecnológico o desarrollo propio.
Paso 3 — Regístrate en el portal de habilitación:
Ingresa al portal de habilitación de nómina electrónica en dian.gov.co → Facturación Electrónica → Nómina Electrónica y sigue el proceso de registro y pruebas.
Paso 4 — Realiza las pruebas de habilitación:
El sistema requiere que transmitas documentos de prueba antes de operar en producción. Una vez aprobadas, queda habilitado para transmitir nóminas reales.
Plazo para habilitarse si eres empleador nuevo:
Las empresas nuevas deben habilitarse ante la DIAN dentro de los dos meses siguientes al inicio de sus pagos de nómina.
Nómina electrónica y reforma laboral 2026
La Ley 2466 del 21 de junio de 2025 (reforma laboral) introdujo cambios que impactan directamente la nómina electrónica en 2026:
Contratos de aprendizaje con naturaleza laboral:
Desde el 21 de junio de 2025, los contratos de aprendizaje tienen naturaleza de relación laboral. Los pagos a aprendices que antes se reportaban como “cuotas de sostenimiento” en formatos separados (1001 y 1011 de información exógena), ahora deben incluirse en el DSNE como pagos laborales.
Impacto en el reporte:
El formato y el concepto bajo el cual se reportan estos pagos cambiaron. Si tienes aprendices SENA, verifica con tu contador o proveedor de software que los pagos desde junio de 2025 estén correctamente clasificados en la nómina electrónica.
Errores frecuentes en la nómina electrónica
Inconsistencias con la PILA: si los valores de aportes a seguridad social que reportas en la nómina electrónica no coinciden con los pagados en la planilla PILA, la DIAN detecta la inconsistencia automáticamente.
No reportar todos los conceptos devengados: omitir bonificaciones, horas extras o comisiones que sí se pagaron y se dedujeron puede generar observaciones en procesos de fiscalización.
No generar notas de ajuste para correcciones: si un período tiene errores, no se puede modificar el DSNE original — se debe generar una nota de ajuste (de corrección o eliminación). No hacerlo deja inconsistencias permanentes en el sistema.
Transmitir en el mes equivocado: el DSNE debe corresponder exactamente al período de nómina pagado. Transmitir la nómina de enero en el mes de marzo sin nota de ajuste genera descuadres.
No conservar los archivos XML: la DIAN puede requerir los archivos originales en procesos de fiscalización. Conserva todos los XML validados por mínimo 5 años.
Preguntas frecuentes sobre nómina electrónica 2026
¿Una empresa con un solo empleado está obligada?
Sí, si es contribuyente del impuesto de renta y quiere deducir ese gasto laboral. Desde un solo empleado aplica la obligación.
¿La nómina electrónica reemplaza el desprendible de pago del empleado?
No exactamente. El DSNE es el documento fiscal para la DIAN. El desprendible de pago es el documento que el empleado recibe para conocer su liquidación. Sin embargo, con la nómina electrónica validada, los empleados pueden consultar sus datos directamente en la página de la DIAN.
¿Qué pasa si pago nómina quincenal?
Debes consolidar ambas quincenas en un solo DSNE mensual y transmitirlo dentro de los primeros 10 días del mes siguiente.
¿Puedo transmitir nómina electrónica sin proveedor tecnológico?
Solo si tienes capacidad técnica para desarrollar la integración con las especificaciones de la DIAN. Para la mayoría de empresas, un proveedor tecnológico es la opción más práctica y segura.
¿Qué es una nota de ajuste y cuándo se usa?
Es el documento que se usa para corregir o eliminar un DSNE ya transmitido. Se debe generar siempre que haya errores en un documento ya validado, antes de presentar la declaración de renta del año correspondiente.
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Recursos oficiales
- Nómina electrónica DIAN: dian.gov.co → Facturación Electrónica → Nómina Electrónica
- Abecé Documento Soporte de Nómina: dian.gov.co/impuestos/Paginas/Sistema-de-Factura-Electronica/Documento-Soporte-de-Pago-de-Nomina-Electronica.aspx
- Resolución 000013 de 2021 y modificaciones: dian.gov.co
- Línea de atención DIAN: (57 601) 307 8064, lunes a viernes 8:00 a.m. a 7:00 p.m.
Recuerda: dian.com.co es un sitio informativo independiente. Los trámites se realizan exclusivamente en dian.gov.co.