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Facturación Electrónica

Cómo hacer factura electrónica gratis con el servicio de la DIAN en 2026: paso a paso

📅 🔄 Actualizado: ⏱ 20 min de lectura 🇨🇴 Colombia

Para usar el Servicio de Facturación Gratuita de la DIAN en 2026, sigue estos pasos:

Fase 1 — Registro y habilitación:

  1. Entra al portal de habilitación: catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login
  2. Ingresa tu NIT o cédula para recibir el token de acceso en tu correo
  3. Autentícate con el token y completa el registro
  4. En “Modo de operación” selecciona “Software Gratuito DIAN”
  5. Solicita el certificado de firma digital gratuito en “Configuración” → “Certificados”
  6. Realiza el SET de pruebas: 2 facturas electrónicas, 1 nota crédito y 1 nota débito
  7. Una vez aprobado, selecciona la fecha de inicio de operación — el RUT se actualiza automáticamente con la Responsabilidad 52
  8. Solicita los rangos de numeración en el sistema Muisca
  9. Asocia los prefijos en el portal “Facturando Electrónicamente”

Fase 2 — Emitir una factura:

  1. Ingresa al portal de producción: catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/Login
  2. Ve a “Documentos” → “Factura de venta”
  3. Selecciona “Nueva factura”
  4. Ingresa el tipo y número de documento del comprador — el sistema completa los datos automáticamente
  5. Agrega los productos o servicios con descripción, cantidad y valor unitario
  6. Aplica el IVA si corresponde
  7. Revisa el resumen y haz clic en “Emitir”
  8. Descarga el PDF con el código QR y envíalo al cliente

El servicio es completamente gratuito, ilimitado y disponible desde cualquier dispositivo con internet.

Fuente: DIAN — Guía de Facturación Gratuita DIAN, micrositios.dian.gov.co; Resolución 000165 de 2023.

¿Qué es el Servicio de Facturación Gratuita de la DIAN?

El Servicio de Facturación Gratuita de la DIAN es un software en línea, sin costo, que la DIAN pone a disposición de cualquier persona natural o jurídica que necesite o quiera emitir facturas electrónicas en Colombia.

No requiere instalación, funciona desde el navegador en computador, tableta o celular, y permite generar facturas de manera ilimitada sin pagar mensualidades ni licencias. Incluye también la posibilidad de obtener el certificado de firma digital sin costo — un requisito obligatorio para firmar electrónicamente las facturas.

Para entender si estás obligado a facturar electrónicamente antes de habilitarte, consulta nuestra guía: facturación electrónica en Colombia 2026: qué es y quiénes deben usarla.

¿Para quién es ideal el Servicio Gratuito de la DIAN?

El servicio gratuito es la opción más conveniente para:

Si tu negocio genera más de 100 facturas al mes, tiene inventario, empleados o necesita integración con un sistema contable, es más eficiente un proveedor tecnológico autorizado — el servicio gratuito es funcional pero manual y no automatiza procesos.

Qué necesitas antes de comenzar

Antes de ingresar al portal de habilitación, ten listo lo siguiente:

Fase 1 — Registro y habilitación paso a paso

Paso 1 — Ingresa al portal de habilitación

Abre tu navegador y entra a catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login. Este es el ambiente de pruebas — aquí completas todo el proceso de habilitación antes de empezar a facturar en producción.

Paso 2 — Recibe el token de acceso

Ingresa tu tipo de documento, número de identificación y el correo electrónico registrado en tu RUT. El sistema envía un token (código de acceso temporal) a ese correo. Ingresa el token para autenticarte.

Paso 3 — Selecciona el modo de operación

Una vez dentro, el sistema te pedirá que selecciones el modo de operación. Elige “Software Gratuito DIAN”. Esta selección indica que vas a usar el servicio gratuito de la DIAN en lugar de un proveedor tecnológico externo.

Paso 4 — Solicita el certificado de firma digital gratuito

El certificado de firma digital es obligatorio para firmar electrónicamente cada factura que emitas. Si usas el Servicio Gratuito DIAN puedes solicitarlo sin costo directamente desde el portal:

Ingresa a “Configuración” → “Certificados” y sigue los pasos del instructivo. El certificado tiene vigencia de un año y debes renovarlo anualmente desde el mismo portal.

Paso 5 — Realiza el SET de pruebas

Este es el paso más importante para obtener el estado “Habilitado”. Debes elaborar 4 documentos de prueba:

El sistema te guía en la elaboración de cada documento. No te preocupes por los datos que uses en las pruebas — son documentos de prueba sin validez fiscal real.

Paso 6 — Obtén el estado “Habilitado” y selecciona la fecha de inicio

Una vez el sistema aprueba tu SET de pruebas, aparece una ventana donde debes marcar tu fecha de inicio de operación — la fecha en que comenzarás a emitir facturas reales. En esa fecha el sistema actualiza automáticamente tu RUT con la Responsabilidad 52 (facturador electrónico).

Paso 7 — Solicita los rangos de numeración

Los rangos de numeración son los consecutivos autorizados por la DIAN para tus facturas (por ejemplo, del 1 al 1000). Sin rangos autorizados no puedes emitir facturas válidas.

Para solicitarlos:

  1. Ingresa a muisca.dian.gov.co con tu usuario y contraseña
  2. Busca la opción “Numeración de facturación” → “Autorización de numeración”
  3. Solicita rangos para dos modalidades:

Paso 8 — Asocia los prefijos

Una vez autorizados los rangos, debes asociarlos al software en el portal “Facturando Electrónicamente”:

  1. Ingresa al portal de producción: catalogo-vpfe.dian.gov.co
  2. Ve a “Participantes” → “Asociar Prefijos”
  3. Selecciona el proveedor “Software DIAN”
  4. Asocia los prefijos que autorizaste en Muisca para cada modalidad

Con esto estás listo para emitir tu primera factura electrónica real.

Fase 2 — Cómo emitir una factura electrónica con el servicio gratuito

Paso 1 — Ingresa al portal de producción

Una vez habilitado, todas tus facturas reales las emites desde el portal de producción: catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/Login.

Ingresa con tu token (el sistema lo envía al correo del RUT cada vez que ingresas).

Paso 2 — Crea una nueva factura

Ve a “Documentos” → “Factura de venta” → “Nueva factura”.

Paso 3 — Ingresa los datos del comprador

Desde la Resolución 000202 de 2025, el sistema tiene disponible el servicio de información del comprador: ingresas solo el tipo y número de documento del cliente y el sistema completa automáticamente su nombre y demás datos registrados en la DIAN.

Si el cliente no aparece en la base de datos, solo necesitas su nombre completo o razón social y tipo y número de identificación — no puedes exigirle más datos ni pedirle el RUT físico.

Paso 4 — Agrega los productos o servicios

Para cada línea de la factura ingresa:

El sistema calcula automáticamente los subtotales y el total de la factura.

Paso 5 — Revisa y emite la factura

Revisa todos los datos antes de emitir. Una vez que haces clic en “Emitir”, el sistema envía la factura a la DIAN para validación en tiempo real. En segundos recibes la factura validada con su CUFE (Código Único de Factura Electrónica) y el código QR.

Paso 6 — Descarga y envía al cliente

Descarga el PDF de la factura y envíalo al cliente por correo electrónico o compártelo digitalmente. El código QR permite al cliente verificar la autenticidad de la factura directamente en el portal de la DIAN.

Cómo usar plantillas para facturar más rápido

Si vendes productos o servicios recurrentes, el Servicio Gratuito DIAN tiene disponible la herramienta “Plantillas” que agiliza significativamente el proceso de facturación:

  1. Configura una plantilla con los productos o servicios que facturas habitualmente
  2. Cuando vayas a emitir una factura nueva, carga la plantilla y solo modifica los datos del cliente y las cantidades
  3. Esto reduce el tiempo de emisión a segundos para facturas recurrentes

Cómo emitir notas crédito y débito

Nota crédito: sirve para anular total o parcialmente una factura emitida, o para aplicar descuentos después de emitida la factura. Para generarla necesitas el prefijo y número de la factura original.

Nota débito: sirve para aumentar el valor de una factura ya emitida (por ejemplo, si olvidaste incluir un item o hubo un error en el precio).

Para generar ambos documentos: “Documentos” → “Nota crédito” o “Nota débito” → ingresa el número de la factura que quieres afectar → carga la información → selecciona el código y la razón del ajuste.

Qué hacer si el sistema falla — Factura de contingencia

Si el sistema de la DIAN o tu conexión a internet falla y no puedes emitir facturas electrónicas, puedes usar las facturas de contingencia (talonario físico) que autorizaste previamente en Muisca.

El proceso es simple:

  1. Emite la factura de contingencia en papel usando el rango de contingencia autorizado
  2. Entrega una copia al cliente
  3. Una vez se restablezca el sistema, reporta las facturas de contingencia en el portal de la DIAN

Importante: las facturas de contingencia solo son válidas para situaciones de falla técnica comprobada — no puedes usarlas de forma habitual para evadir la obligación de facturar electrónicamente.

Errores frecuentes al usar el Servicio Gratuito DIAN

No renovar el certificado de firma digital: el certificado vence anualmente. Si vence y no lo renuevas, no podrás emitir facturas hasta renovarlo. Pon un recordatorio un mes antes del vencimiento.

No tener rangos de contingencia: muchos facturadores solicitan rangos de factura electrónica pero olvidan solicitar los de contingencia. Sin esos rangos no puedes emitir facturas de respaldo cuando el sistema falla.

Errores en el NIT del cliente: si el dígito de verificación del NIT del cliente no corresponde al registrado en la DIAN, la factura puede ser rechazada. Usa siempre el servicio de información del comprador para completar los datos automáticamente.

Inconsistencia en fechas: la fecha de generación y de transmisión a la DIAN deben coincidir. Facturas con fechas inconsistentes pueden ser rechazadas.

No guardar copia de las facturas emitidas: aunque el portal guarda un historial, es recomendable descargar y guardar localmente todas las facturas emitidas. Debes conservarlas por mínimo 5 años.

Preguntas frecuentes sobre la Facturación Gratuita DIAN

¿El Servicio Gratuito DIAN tiene límite de facturas?
No. El servicio permite generar facturas de manera ilimitada sin ningún costo adicional.

¿Puedo usar el servicio desde el celular?
Sí. El portal funciona desde navegadores móviles. Sin embargo, para mayor comodidad al ingresar datos detallados, es más práctico desde un computador.

¿Necesito instalar algún programa?
No. Todo funciona en línea desde el navegador. No requiere instalación.

¿El certificado de firma digital del servicio gratuito es igual al de pago?
Sí, tiene la misma validez jurídica. La diferencia es que el certificado gratuito de la DIAN solo funciona dentro del Servicio de Facturación Gratuita — si migras a un proveedor tecnológico externo, necesitarás un certificado diferente.

¿Puedo cambiar después al software de un proveedor tecnológico?
Sí, en cualquier momento. Solo debes actualizar el modo de operación en el portal de habilitación y asociar los rangos de numeración al nuevo proveedor.

¿Qué pasa con las facturas que emití si cambio de sistema?
Todas quedan registradas en la DIAN. Puedes consultarlas siempre en el portal histórico de facturación electrónica.

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