¿Quiénes están obligados a implementar la nómina electrónica en Colombia 2026?
Están obligados a implementar la nómina electrónica todos los empleadores que paguen salarios u otras formas de remuneración laboral y que sean declarantes del impuesto sobre la renta o del SIMPLE, o que realicen pagos o abonos en cuenta susceptibles de constituir ingreso tributario. Esto incluye personas naturales y jurídicas con empleados vinculados mediante contrato laboral. La nómina electrónica debe enviarse mensualmente a la DIAN, mes vencido, dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente. Su incumplimiento puede generar sanciones y la pérdida de la deducibilidad de los gastos de nómina en la declaración de renta.
Fuente: Resolución DIAN 000013 de 2021; artículo 616-1 del Estatuto Tributario; dian.gov.co.
Nómina electrónica DIAN 2026:
Si tienes empleados en Colombia, la nómina electrónica ya no es opcional. Es una obligación que la DIAN implementó de forma escalonada desde 2021 y que en 2026 aplica prácticamente para todos los empleadores del país. Incumplirla tiene consecuencias concretas: sanciones y, lo más crítico, la pérdida de la deducción de tus gastos de nómina en la declaración de renta.
Esta guía te explica todo sobre la nómina electrónica DIAN en 2026: qué es, quiénes están obligados, cuándo enviarla, cómo habilitarte y qué pasa si no cumples.
¿Qué es la nómina electrónica DIAN?
La nómina electrónica es un documento soporte de pago de nómina que los empleadores envían mensualmente a la DIAN a través del sistema de facturación electrónica. No reemplaza la nómina interna de la empresa — es una transmisión electrónica de la información de los pagos laborales al fisco.
Cada mes, el empleador envía a la DIAN un documento electrónico con el detalle de lo que pagó a cada empleado: salario, horas extras, bonificaciones, auxilios, deducciones, aportes a seguridad social y demás conceptos de nómina.
Este documento tiene una función clave: es el soporte oficial que permite al empleador deducir los gastos de nómina en su declaración de renta. Sin nómina electrónica enviada correctamente, la DIAN puede rechazar esas deducciones.
La nómina electrónica hace parte del ecosistema de facturación electrónica en Colombia 2026 que la DIAN ha ido expandiendo progresivamente.
¿Quiénes están obligados a implementar la nómina electrónica en 2026?
Están obligados todos los empleadores que realicen pagos laborales y que sean:
- Declarantes del impuesto sobre la renta (personas naturales o jurídicas)
- Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (SIMPLE)
- Personas naturales o jurídicas que realicen pagos o abonos en cuenta susceptibles de constituir ingreso tributario para quien los recibe
En la práctica, esto cubre a la inmensa mayoría de empleadores formales en Colombia: empresas de todos los tamaños, personas naturales con empleados del hogar que sean declarantes de renta, profesionales independientes con asistentes contratados laboralmente, entre otros.
¿Qué tipos de pagos cubre la nómina electrónica?
El documento soporte de nómina debe incluir todos los pagos laborales:
- Salario básico
- Horas extras y recargos
- Bonificaciones y comisiones
- Auxilio de transporte ($202.100 para 2026)
- Cesantías e intereses sobre cesantías
- Prima de servicios
- Vacaciones
- Aportes a seguridad social (salud, pensión, ARL)
- Parafiscales (SENA, ICBF, caja de compensación)
- Retención en la fuente practicada al empleado
- Embargos y deducciones autorizadas
Fechas de envío de la nómina electrónica 2026
La nómina electrónica se envía mensualmente, mes vencido, dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente.
| Nómina del período | Plazo máximo de envío |
|---|---|
| Diciembre 2025 | Hasta el 16 de enero de 2026 |
| Enero 2026 | Hasta el 13 de febrero de 2026 |
| Febrero 2026 | Hasta el 13 de marzo de 2026 |
| Marzo 2026 | Hasta el 16 de abril de 2026 |
| Abril 2026 | Hasta el 15 de mayo de 2026 |
| Mayo 2026 | Hasta el 12 de junio de 2026 |
| Junio 2026 | Hasta el 14 de julio de 2026 |
| Julio 2026 | Hasta el 14 de agosto de 2026 |
| Agosto 2026 | Hasta el 14 de septiembre de 2026 |
| Septiembre 2026 | Hasta el 14 de octubre de 2026 |
| Octubre 2026 | Hasta el 13 de noviembre de 2026 |
| Noviembre 2026 | Hasta el 14 de diciembre de 2026 |
Nota: las fechas exactas pueden variar según festivos. Verifica siempre en el calendario tributario DIAN 2026.
Cómo habilitarse para enviar nómina electrónica
Paso 1 — Tener RUT activo con la responsabilidad correspondiente
Tu RUT debe tener activa la responsabilidad relacionada con el sistema de facturación electrónica. Si aún no tienes RUT o necesitas actualizarlo, consulta cómo actualizar el RUT en la DIAN 2026.
Paso 2 — Elegir un software de nómina habilitado por la DIAN
No se puede enviar la nómina electrónica directamente desde el portal Muisca. Debes usar un software de nómina o un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN. Las opciones son:
Software gratuito de la DIAN:
La DIAN ofrece la herramienta gratuita para facturación electrónica que también puede usarse para nómina en casos simples (pocas personas).
Proveedores tecnológicos habilitados (de pago):
Para empresas con nóminas complejas, los principales softwares contables colombianos ya tienen módulo de nómina electrónica integrado: Siigo, Helisa, World Office, Alegra, entre otros.
Paso 3 — Configurar el sistema con los datos de la empresa y empleados
En el software elegido, configura:
- Datos del empleador (NIT, razón social, representante legal)
- Información de cada empleado (cédula, cargo, salario, tipo de contrato)
- Conceptos de pago y deducción
- Periodicidad de la nómina (mensual, quincenal, semanal)
Paso 4 — Generar y transmitir el documento soporte
Al cierre de cada período de nómina, el software genera el documento soporte electrónico en formato XML, lo firma digitalmente y lo transmite a la DIAN. El sistema de la DIAN valida el documento y devuelve un acuse de recibo (CUDS — Código Único del Documento Soporte).
Paso 5 — Entregar el documento al empleado
Aunque la ley no obliga expresamente a entregar el documento al empleado, es buena práctica hacerlo como soporte de su comprobante de pago.
¿Qué información contiene el documento soporte de nómina?
Cada documento soporte de nómina electrónica debe incluir:
Datos del empleador:
- NIT y razón social
- Período de nómina
- Fecha de generación
Datos del empleado:
- Número de cédula
- Nombre completo
- Cargo
- Tipo de contrato (indefinido, fijo, obra o labor)
- Salario pactado
Conceptos devengados:
- Salario básico proporcional al tiempo trabajado
- Horas extras (diurnas, nocturnas, dominicales, festivos)
- Bonificaciones, comisiones, viáticos
- Auxilio de transporte (si aplica)
- Otras compensaciones
Deducciones:
- Aportes a salud (empleado: 4%)
- Aportes a pensión (empleado: 4%)
- Retención en la fuente
- Embargos
- Otras deducciones autorizadas
Aportes del empleador:
- Salud (8,5%)
- Pensión (12%)
- ARL (según riesgo)
- SENA (2%)
- ICBF (3%)
- Caja de compensación (4%)
Consecuencias de no enviar la nómina electrónica
El incumplimiento de la obligación de nómina electrónica tiene consecuencias en dos frentes:
Consecuencia 1 — Sanciones de la DIAN
El artículo 616-1 del ET y las normas reglamentarias prevén sanciones por no transmitir la información electrónica requerida. Las sanciones pueden llegar hasta el 1% de las operaciones no reportadas.
Consecuencia 2 — Pérdida de deducciones de nómina (la más grave)
Esta es la consecuencia más costosa. Si no envías la nómina electrónica correctamente, la DIAN puede desconocer los gastos de nómina como deducibles en tu declaración de renta. Eso significa que el impuesto de renta se calcula sobre una base mayor, aumentando significativamente el valor a pagar.
Ejemplo:
- Empresa con nómina mensual de $50.000.000 = $600.000.000 anuales
- Si la DIAN rechaza esa deducción: paga impuesto de renta sobre $600M adicionales
- A tarifa del 35% (personas jurídicas): $210.000.000 adicionales de impuesto
El costo de no implementar la nómina electrónica supera ampliamente el costo de implementarla.
Nómina electrónica y retención en la fuente sobre salarios
La nómina electrónica y la retención en la fuente sobre salarios están estrechamente relacionadas. En el documento soporte de nómina debes reflejar exactamente la retención practicada a cada empleado.
Una inconsistencia entre lo reportado en la nómina electrónica y lo declarado en la retención mensual (formulario 350) puede generar cruces de información por parte de la DIAN.
Preguntas frecuentes sobre nómina electrónica DIAN 2026
¿Los trabajadores independientes (contratistas) también requieren nómina electrónica?
No directamente. La nómina electrónica aplica para relaciones laborales (contratos de trabajo). Los pagos a contratistas independientes se soportan con la factura electrónica que emite el contratista, no con nómina electrónica. Sin embargo, si el contratista no emite factura electrónica, el empleador debe generar un documento equivalente.
¿Qué pasa si en un mes no hubo nómina (empresa sin empleados temporalmente)?
Si no hubo pagos laborales en un mes, no hay obligación de transmitir nómina electrónica para ese período. La obligación existe solo cuando hay pagos que reportar.
¿La nómina electrónica reemplaza las planillas de seguridad social (PILA)?
No. Son sistemas independientes. La nómina electrónica va a la DIAN; la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) va al sistema de seguridad social (salud, pensión, ARL, parafiscales). Ambas obligaciones coexisten.
¿Qué es el CUDS?
El CUDS (Código Único del Documento Soporte) es el número que genera la DIAN al validar exitosamente el documento de nómina transmitido. Es la confirmación de que la transmisión fue exitosa. Guárdalo como soporte.
¿Puedo corregir un documento de nómina ya transmitido?
Sí. Si cometiste un error, puedes generar un documento de nota de ajuste que corrija los valores incorrectos. El software de nómina debe tener esta función.
¿La nómina electrónica aplica para empleados del hogar?
Si quien contrata al empleado del hogar es declarante de renta y tiene la obligación de llevar contabilidad o de reportar información, puede estar obligado. Para la mayoría de personas naturales que contratan empleados domésticos, la obligación depende de si son o no declarantes de renta. Consulta tu situación específica con un asesor tributario.
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Recursos oficiales
- Resolución DIAN 000013 de 2021: normativa base de la nómina electrónica
- Micrositio nómina electrónica DIAN: dian.gov.co → Impuestos → Facturación electrónica → Nómina electrónica
- Software gratuito DIAN: disponible en el micrositio oficial
- Artículo 616-1 del ET: regulación del sistema de facturación electrónica
- Línea de atención DIAN: (57 601) 307 8064, lunes a viernes 8:00 a.m. a 7:00 p.m.
Recuerda: dian.com.co es un sitio informativo independiente. Los trámites se realizan exclusivamente en dian.gov.co.