¿Qué es el certificado de ingresos y retenciones y cuándo te lo deben entregar?
El certificado de ingresos y retenciones es el documento oficial (Formulario 220) que todo empleador en Colombia debe entregarle a sus empleados a más tardar el 31 de marzo de cada año. Certifica el total de ingresos laborales recibidos durante el año anterior y las retenciones en la fuente practicadas mes a mes.
Contiene:
- Total de ingresos laborales brutos del año
- Deducciones aplicadas (salud, pensión, pagos no constitutivos de salario)
- Valor total de retenciones en la fuente practicadas
- Otros pagos: cesantías, primas, bonificaciones
- Datos del empleador y del empleado
Es el documento principal que necesitas para preparar la declaración de renta como empleado. Sin él, no puedes saber cuánto te retuvieron ni cuánto declarar correctamente.
Fuente: Artículo 378 del Estatuto Tributario; Resolución DIAN 000060 de 2023 (Formulario 220).
¿Qué es el certificado de ingresos y retenciones?
Cada año, cuando se acerca la temporada de declaración de renta, millones de empleados colombianos necesitan un documento clave: el certificado de ingresos y retenciones, también llamado Formulario 220. Sin él, preparar la declaración de renta es prácticamente imposible.
Este certificado es el resumen oficial de todo lo que ganaste durante el año como empleado y de cuánto te descontó tu empleador mes a mes por concepto de retención en la fuente. Es el equivalente tributario de un extracto bancario anual, pero aplicado a tu relación laboral.
La obligación de expedirlo está en el artículo 378 del Estatuto Tributario: todo agente de retención (empleador) está obligado a entregar este certificado a cada empleado a más tardar el 31 de marzo del año siguiente al gravable. Para el año gravable 2025, el certificado debió entregarse a más tardar el 31 de marzo de 2026.
¿Para qué sirve el certificado de ingresos y retenciones?
Tiene tres usos principales:
1. Declarar renta: es la fuente principal de información para completar el Formulario 210 de declaración de renta. Los datos de ingresos, deducciones y retenciones que vas a ingresar en la declaración vienen directamente de este certificado. Para el paso a paso de la declaración: Declaración de renta para empleados asalariados 2026.
2. Verificar las retenciones que te practicaron: te permite confirmar que tu empleador efectivamente declaró y pagó a la DIAN las retenciones que te descontó. Si hay diferencias, puedes reclamar.
3. Acreditar ingresos ante terceros: bancos, entidades crediticias y algunas entidades públicas aceptan el certificado de ingresos y retenciones como soporte de ingresos laborales para trámites financieros.
¿Quién está obligado a expedir el certificado?
Todo agente de retención que haya practicado retenciones sobre pagos laborales durante el año está obligado a expedir el certificado. En la práctica, esto significa:
- Empresas privadas de cualquier tamaño que tengan empleados
- Entidades del Estado (ministerios, alcaldías, hospitales públicos, etc.)
- Personas naturales que tengan empleados bajo contrato laboral
- Cooperativas y entidades sin ánimo de lucro con trabajadores dependientes
¿Y si el empleador no te practicó retención porque tu salario era bajo? Igualmente está obligado a expedir el certificado si hubo una relación laboral durante el año, incluso si el valor de retenciones fue cero.
¿Cuándo debe entregarte el certificado?
La fecha límite legal es el 31 de marzo de cada año, por los ingresos y retenciones del año anterior. Para el año gravable 2025, el plazo era el 31 de marzo de 2026.
Sin embargo, muchos empleadores entregan el certificado antes — en enero o febrero — especialmente las grandes empresas. Si ya pasó el 31 de marzo y no lo recibiste, puedes exigirlo formalmente a tu empleador.
¿Qué pasa si el empleador no lo entrega?
El incumplimiento de esta obligación genera sanciones para el empleador. Como empleado, puedes reportarlo ante la DIAN o ante el Ministerio del Trabajo. En la práctica, lo más efectivo es solicitarlo directamente por escrito al área de recursos humanos o nómina.
¿Qué información contiene el Formulario 220?
El certificado de ingresos y retenciones (Formulario 220) está organizado en secciones. Estos son los campos más importantes:
Datos de identificación
- Nombre o razón social del empleador y su NIT
- Nombre completo del empleado y su número de cédula
- Período gravable (el año al que corresponde el certificado)
Pagos laborales
| Concepto | Qué incluye |
|---|---|
| Salarios y demás pagos laborales | Suma de todos los salarios pagados durante el año |
| Viáticos accidentales | Gastos de viaje no permanentes |
| Gastos de representación | Pagos por representación de la empresa |
| Honorarios | Si hubo pagos por este concepto |
| Servicios | Pagos por prestación de servicios |
| Comisiones | Comisiones sobre ventas u otras actividades |
Pagos no constitutivos de salario
Valores que se pagaron pero que por ley no hacen parte del salario y tienen tratamiento tributario especial:
- Alimentación en especie (hasta 41 UVT mensuales)
- Pagos por auxilio de transporte
- Indemnizaciones por accidentes de trabajo
- Seguros de vida colectivos
- Gastos de entierro
Deducciones del empleado
- Aportes obligatorios a salud (4% del salario)
- Aportes obligatorios a pensión (4% del salario)
- Fondo de solidaridad pensional (si aplica)
Rentas exentas y deducciones para depuración
- Renta exenta del 25% de pagos laborales
- Aportes voluntarios a fondos de pensiones
- Aportes a cuentas AFC
- Pagos por salud (medicina prepagada, seguros)
- Intereses en préstamos para vivienda
- Deducción por dependientes económicos
Retenciones practicadas
El valor total acumulado de retenciones en la fuente que el empleador te descontó durante el año. Este es el dato más importante para la declaración de renta — es lo que ya pagaste anticipadamente y que puedes descontar del impuesto calculado. Para entender cómo funciona la retención: Retención en la fuente Colombia 2026.
Cómo usar el certificado en la declaración de renta
Una vez que tienes el Formulario 220, así lo usas en la declaración:
Paso 1 — Ingresos: el total de ingresos laborales del certificado va en la casilla de ingresos laborales del Formulario 210.
Paso 2 — Ingresos no constitutivos: los pagos no constitutivos de salario del certificado se ingresan en la casilla correspondiente para excluirlos de la base gravable.
Paso 3 — Deducciones: las deducciones certificadas (salud, pensión, intereses hipotecarios, etc.) se ingresan en las casillas de deducciones del Formulario 210.
Paso 4 — Rentas exentas: la renta exenta del 25% y los aportes voluntarios certificados se registran en la sección de rentas exentas.
Paso 5 — Retenciones: el valor total de retenciones del certificado se ingresa en la casilla de retenciones en la fuente. Este valor reduce directamente el impuesto a pagar.
Resultado: si las retenciones superan el impuesto calculado, tienes saldo a favor. Podés pedir la devolución. Para más detalles: Saldo a favor declaración de renta 2026.
Para el formulario paso a paso: Formulario 210 DIAN 2026.
¿Qué pasa si trabajaste en varias empresas durante el año?
Si en 2025 tuviste más de un empleador (cambio de trabajo, trabajo simultáneo en dos empresas), cada empleador debe entregarte su propio certificado de ingresos y retenciones.
En la declaración de renta debes sumar todos los ingresos y todas las retenciones de los distintos certificados. Esto es importante porque cada empleador calculó la retención sobre su propio pago sin saber cuánto ganabas en el otro empleo — lo que puede haber generado una retención insuficiente en total. Al consolidar en la declaración puede aparecer un saldo a pagar.
¿Y si también tuviste ingresos por honorarios o servicios independientes?
El certificado de ingresos y retenciones solo cubre los ingresos laborales en relación de dependencia. Si además tuviste ingresos como independiente (honorarios, servicios), esos ingresos tienen sus propios certificados de retención emitidos por cada empresa que te retuvo.
Para declarar correctamente con ingresos mixtos (laborales + independiente), revisa: Declaración de renta para independientes y freelancers 2026.
¿Qué hacer si el certificado tiene errores?
Es más común de lo que parece. Si al revisar el Formulario 220 notás que algún valor no coincide con tus recibos de pago o liquidaciones, debés:
- Documentar la discrepancia: recopila los desprendibles de nómina del año que respalden los valores correctos
- Solicitar corrección al empleador: dirigite a recursos humanos o nómina con los soportes y pide que corrijan y expidan un nuevo certificado
- Conservar ambas versiones: guarda el certificado original y el corregido
- Usar los valores correctos en la declaración: si el empleador no corrige, puedes declarar con base en tus soportes reales, aunque es recomendable asesorarte con un contador en ese caso
Declarar con datos incorrectos — incluso si el error es del empleador — puede generar inexactitudes que la DIAN detecte en una revisión posterior.
¿Cuánto tiempo debo conservar el certificado?
El artículo 632 del Estatuto Tributario establece que los documentos que soportan la declaración de renta deben conservarse por 5 años contados desde la fecha de presentación de la declaración. Esto aplica al certificado de ingresos y retenciones.
guárdalo en formato digital (escaneado o el PDF que te envíe el empleador) y también en físico si es posible. Es un documento que puedes necesitar en una revisión de la DIAN o en trámites laborales futuros.
Preguntas frecuentes sobre el certificado de ingresos y retenciones
¿El certificado de ingresos y retenciones es lo mismo que el certificado laboral?
No. El certificado laboral (o carta laboral) certifica que trabajas en una empresa, tu cargo y tu salario — se usa para trámites bancarios y de vivienda. El certificado de ingresos y retenciones (Formulario 220) es un documento tributario que certifica lo que ganaste y te retuvieron en el año. Son documentos distintos con propósitos distintos.
¿Me pueden cobrar por el certificado de ingresos y retenciones?
No. Es una obligación legal del empleador expedirlo sin costo para el empleado.
¿Puedo presentar la declaración de renta sin el certificado?
Técnicamente puedes presentarla usando los datos de tus recibos de pago y liquidaciones. Sin embargo, el certificado es el soporte oficial más completo y es el que reconoce la DIAN en caso de revisión. Si no te lo entregaron antes del 31 de marzo, exigilo formalmente.
¿El certificado sirve para el mismo año en que se expide o para el anterior?
Para el año anterior. El certificado que recibirías en marzo de 2026 corresponde al año gravable 2025 — ese es el que usas para la declaración de renta que presentas entre agosto y octubre de 2026.
¿Qué es el procedimiento 1 y el procedimiento 2 que aparecen en el certificado?
Son los dos métodos legales para calcular la retención sobre salarios. El procedimiento 1 aplica la tabla mensual de retención sobre cada pago. El procedimiento 2 calcula un porcentaje fijo semestral basado en el promedio de ingresos. El certificado indica cuál usó tu empleador.
¿Si estoy en el exterior puedo pedir el certificado?
Sí. Podés solicitarlo por correo electrónico a tu empleador o al área de nómina. La mayoría de empresas lo envían en formato PDF.
¿El certificado cambia si me liquidan durante el año?
No cambia la naturaleza del documento. Si te liquidaron antes de diciembre, el certificado cubrirá únicamente el período en que estuviste vinculado. Si recibiste indemnización, esta aparecerá como un ítem separado con su tratamiento tributario específico.
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- Formulario 210 DIAN 2026 — El formulario de declaración de renta donde usas los datos del certificado.
- Saldo a favor declaración de renta 2026 — Qué hacer si las retenciones certificadas superan el impuesto calculado.
- Calendario tributario DIAN 2026 — Las fechas clave para presentar la declaración de renta con los datos del certificado.
Recursos oficiales
- Formulario 220 (Certificado de ingresos y retenciones): disponible en dian.gov.co → Formularios
- Presentación declaración de renta: muisca.dian.gov.co → Formulario 210
- Estatuto Tributario — Art. 378: obligación del empleador de expedir el certificado
- Línea de atención DIAN: (57 601) 307 8064, lunes a viernes 8:00 a.m. a 7:00 p.m.
Recuerda: dian.com.co es un sitio informativo independiente. Los trámites se realizan exclusivamente en dian.gov.co.